Hvordan hilse klienter på kontoret

Digital Vision./Digital Vision / Getty Images

Personen som hilser kundene når de skriver inn et kontor presenterer et bilde av selskapet.En uorganisert, likegyldig resepsjonist presenterer selskapet som uprofesjonelt og uhyggelige.I mellomtiden blir tatt vel imot av en imøtekommende medarbeider gjør en klient føler verdsatt og kan føre henne til å dyrke et lengre forhold til selskapet.Husk også at i visse typer kontorer som en lege eller terapeut kontor, og før viktige møter som intervjuer, kan besøkende føler seg nervøs.En vennlig hilsen kan bidra til å sette dem på brukervennlighet.

  • Plasser skrivebordet til ansikt inngangen, slik at du ser klienter som de kommer inn.Sørg for at kontoret ser ryddig ved starten av hver dag og holde den organisert hele dagen lang.Levere pakker straks eller plassere dem ute av syne.Hold papirer riktig arkivert og din avtale bok tilgjengelig.Har de nødvendige dataprogrammer kjører slik at du enkelt kan slå opp en kundes informasjon.

  • Smil og velkommen klienten, formidle ekte varme og entusiasme.Bruk en hilsen som signaliserer du har ventet ham, hvis dette er tilfelle - men bare hvis du vet at dette er den klienten du har vært gravid.Hvis du venter en klient på din advokatfirma på 9 a.m., og en mann kledd for et forretningsmøte turer i, kan du smile og si: "Hei, er du John? Det er veldig hyggelig å møte deg."Aldri oppgi kundens fulle navn - behandler dette som konfidensiell informasjon.Bruk mer generelle hilsen hvis du ikke kjenner kunden, for eksempel, "God morgen, velkommen til XYZ Firm. Hvordan kan jeg hjelpe deg med i dag?"

  • bistå kunden ved å arrangere en avtale, noe som gir henne papirene hun må fylle ut eller la henne vite at du skal fortelle den aktuelle personen som hun har kommet.La klienten vet hvor lenge hun må kanskje vente.Spør henne om hun har noen spørsmål og svare på dem etter beste evne.Hvis du må sjekke på svaret, forsikre henne om at du vil.

  • Oppmuntre klienten til å slappe av mens du venter.Tilby klient forfriskninger som vann, kaffe eller te, hvis tilgjengelig.Dersom kunden avslår tilbudet, fortelle ham til å gi deg beskjed hvis han ombestemmer seg.Fortsett smilende og gjør øyekontakt når du snakker til klienten, formidle varme og entusiasme.

  • høflig be kunden å vente en liten stund hvis du må svare telefonen.Svare på telefonen med en hilsen som "God morgen, er dette Terri fra XYZ Firm. Kan du holde for bare et øyeblikk?"Takk til den som ringer for å holde og forsikre henne om du skal rett med henne.Deretter ivareta klienten på kontoret.

  • Følg kontoret protokoll for å introdusere klienter til personalet.Innkalle den ansatte så snart kunden har kommet, hvis du kjenner den ansatte ikke er møte med en annen besøkende.Ellers innkalle aktuelle medarbeider på telefon når kundens avtale er planlagt å starte.

  • eskortere klienten til medarbeider kontor hvis dette er akseptert prosedyre på kontoret, og den ansatte har gitt uttrykk for at hun ønsker å begynne møtet.Alternativt, innkalle den ansatte til venteområdet for å møte klienten.Introduser klienten og medarbeider om de ennå ikke har møtt, ved hjelp av etternavn eller fornavn, avhengig av hvilket selskap foretrekker.

fremmet av Zergnet